Việc in hóa đơn tại các doanh nghiệp là một quy trình quan trọng để tạo ra các bản ghi chính xác và hợp pháp của các giao dịch đã diễn ra. In ấn hóa đơn đòi hỏi sự chính xác và đáng tin cậy để đảm bảo tránh sai sót và tranh chấp trong quá trình kế toán, thuế và kiểm tra hóa đơn.

In Hóa đơn là gì?

In hóa đơn là quy trình chuyển đổi từ những hóa đơn điện tử, số liệu thô sang dạng văn bản giấy sử dụng để lưu trữ và đáp ứng một số yếu tố pháp lý của doanh nghiệp. Công việc chuyển hóa đơn về dạng văn bản giấy là một phần không thể thiếu trong quy trình hoạt động của toàn bộ các đơn vị, doanh nghiệp. 

Những giấy tờ này giúp chứng minh hoạt động buôn bán, xuất nhập hàng hóa của doanh nghiệp và là công cụ chứng minh trong trường hợp doanh nghiệp của bạn gặp những vấn đề về kiểm kê hàng hóa, nguồn tiền hoặc liên quan tới pháp lý.

Lí do phải in hóa đơn?

In hóa đơn để đáp ứng các yêu cầu pháp lý và kế toán. Nó cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch mua bán hoặc dịch vụ đã thực hiện để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quy trình kinh doanh. Việc in hóa đơn là để cho phép việc theo dõi và kiểm soát nguồn lực tài chính, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phân tích dữ liệu kinh doanh.

Ngoài ra, cần sử dụng hóa đơn để được yêu cầu trong pháp luật nhiều quốc gia vì nó cung cấp chứng cứ về hoạt động kinh doanh của một công ty và công ty phải có khả năng cung cấp hóa đơn cho khách hàng của mình khi được yêu cầu.

Thông tin cần thiết để thiết kế và in hóa đơn

Các thông tin cơ bản khi thiết kế và in hóa đơn:

• Logo và thông tin công ty: Hóa đơn nên chứa logo và tên công ty của bạn, cùng với thông tin liên hệ như địa chỉ, số điện thoại và email.
• Số hóa đơn: Mỗi hóa đơn cần có một số duy nhất để dễ dàng theo dõi và quản lý.
• Ngày và giờ: Hóa đơn nên ghi lại ngày và giờ mua hàng hoặc nhận dịch vụ.
• Mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ: Hóa đơn cần cung cấp thông tin chi tiết về các sản phẩm hoặc dịch vụ đã mua hoặc nhận.
• Giá cả: Hóa đơn phải ghi rõ giá cả của từng sản phẩm hoặc dịch vụ, cũng như tổng giá trị thanh toán.
• Thuế và chiết khấu: Nếu có thuế hoặc chiết khấu áp dụng, hóa đơn cần ghi rõ số tiền và tỷ lệ áp dụng.
• Phương thức thanh toán: Hóa đơn nên ghi lại phương thức thanh toán đã được sử dụng, chẳng hạn như tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng hay thẻ tín dụng.
• Thông tin khách hàng: Nếu bạn là người mua hàng hoặc nhận dịch vụ, hóa đơn cần chứa thông tin của bạn như tên, địa chỉ và thông tin liên hệ.
• Các điều khoản và điều kiện: Hóa đơn có thể bao gồm các thông tin về các điều khoản và điều kiện mua hàng hoặc nhận dịch vụ.

Xem thêm: Dịch vụ in tài liệu

Các loại in hóa đơn hiện nay

Thông dụng và thường được đặt in hóa đơn hiện nay bao gồm:

• Hóa đơn bán lẻ: Đây là loại hóa đơn được sử dụng khi mua hàng tại các cửa hàng bán lẻ, siêu thị hoặc shop trực tuyến.
• Hóa đơn dịch vụ: Loại hóa đơn này được sử dụng khi nhận dịch vụ như sửa chữa ô tô, dịch vụ tư vấn, dịch vụ cung cấp năng lượng, hay dịch vụ chăm sóc sức khỏe
• Hóa đơn mua hàng: Được sử dụng trong giao dịch mua hàng giữa các doanh nghiệp hoặc công ty.
• Hóa đơn thuê: Loại hóa đơn này được sử dụng để ghi lại các giao dịch thuê như thuê mặt bằng, nhà ở, hoặc thiết bị công nghiệp.
• Hóa đơn sản xuất: Loại hóa đơn này được sử dụng để ghi lại các giao dịch liên quan đến sản xuất và chế biến hàng hóa.
• Hóa đơn xuất khẩu: Loại hóa đơn này được sử dụng khi xuất khẩu hàng hóa sang các quốc gia khác.
• Hóa đơn nhập khẩu: Được sử dụng trong giao dịch nhập khẩu hàng hóa từ các quốc gia khác.

Loại giấy in hóa đơn

Hai loại giấy được sử dụng in hóa đơn là giấy bãi bằng và giấy carbonless.

Giấy bãi bằng

Giấy bãi bằng là một loại giấy được sử dụng để in các tấm bằng. Đặc điểm của giấy bãi bằng là mịn màng, có khả năng chịu nước tốt và có độ bền cao. Nó thường được sản xuất từ sợi gỗ hoặc sợi cellulose và có thể có màu trắng hoặc có hoa văn. Đây là loại giấy in chứng chỉ hoặc văn bằng, có đặc tính chống làm giả cao.

Về việc in hóa đơn, giấy bãi bằng có thể được sử dụng để in hóa đơn tùy thuộc vào yêu cầu công việc cụ thể. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc in hóa đơn trên giấy bãi bằng có thể tốn kém hơn so với việc sử dụng giấy bình thường, vì giấy bãi bằng thường được coi là một vật phẩm đặc biệt và có giá thành cao hơn.

Giấy carbonless in hóa đơn (1 liên, 2 liên, 3 liên)

Đây là loại giấy không sử dụng mực carbon, được sử dụng để in hóa đơn có nhiều bản sao. Đặc điểm chung của giấy Carboless là có khả năng chịu nước tốt, có thể sao chép thông tin mà không cần sử dụng máy in. Giấy thường có màu trắng hoặc màu vàng nhạt.

Giấy in ấn hóa đơn Carbon bao gồm các liên được lắp đặt chồng lên nhau và khi viết lên liên trên, thông tin sẽ tự động chuyển sang các liên dưới mà không cần sử dụng mực carbon. Điều này giúp giảm thiểu công đoạn sử dụng mực và tạo ra các bản sao hóa đơn chính xác và dễ đọc. Giấy Carbon thường gồm 3 loại:

• Giấy carboless 1 liên là một tấm giấy không có bản sao hoặc liên kết với bất kỳ loại giấy nào khác. Nó được sử dụng để in hóa đơn không cần bản sao hoặc lưu trữ thông tin.
• Giấy carboless 2 liên có hai tấm giấy bên trong, liên kết với nhau bằng một lớp mực chuyển nhiệt. Khi viết hoặc in lên tấm trên cùng, hóa đơn sẽ được sao chép lên tấm dưới cùng. Điều này cho phép tạo ra một bản sao của hóa đơn cho khách hàng hoặc lưu trữ thông tin.
• Giấy carboless 3 liên cũng có cơ chế tương tự như giấy 2 liên, nhưng có ba tấm giấy. Khi viết hoặc in lên tấm trên cùng, thông tin sẽ được sao chép lên các tấm giấy dưới cùng, tạo ra hai bản sao của hóa đơn.

Kích thước chuẩn đối với in hóa đơn

Một số kích thước in hóa đơn chuẩn và phổ biến:

• Kích thước A6(14,5×10,5cm)
• Kích thước A5(20,8×14,5cm)
• Kích thước A4(29,7×20.8cm)

Địa chỉ uy tín in hóa đơn

Với dịch vụ chất lượng cao và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm tại Đại Phúc, chúng tôi cam kết mang đến những sản phẩm in đẹp, chất lượng và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Chúng tôi sử dụng công nghệ in hiện đại và các vật liệu in chất lượng để đảm bảo rằng sản phẩm của chúng tôi sẽ đáp ứng mong đợi của bạn. Liên hệ ngay https://indaiphuc.vn/ để được tư vấn trên về dịch vụ in hóa đơn của chúng tôi.